Dematerializzazione e risparmio

Il passaggio dalla carta al digitale potrebbe non essere semplice per molte aziende e professionisti. Tuttavia, attraverso la comprensione dei vantaggi che ne derivano ed alcuni consigli pratici, il risparmio è sicuro, a tutti i livelli. Vediamo come fare.

 

Digitalizzazione e dematerializzazione: due concetti differenti

Digitalizzazione e dematerializzazione hanno significati diversi. I processi di digitalizzazione si riferiscono  alla riorganizzazione, all’efficienza dei procedimenti e dei servizi disponibili agli utenti, anche online, in maniera pienamente informatizzata.

La dematerializzazione prevede, oltre agli step della digitalizzazione, delle procedure per fare in modo che i documenti cartacei si possano eliminare, in quanto gli omologhi digitali assumono un valore giuridico, probatorio, utilizzando firma elettronica o riferimento temporale, ma anche associando ad essi un insieme di dati (tipo parole chiave), grazie ai quali ricercare i documenti  all'interno di un archivio digitale.

Il riferimento del CAD (Codice Amministrazione Digitale)

La Pubblica Amministrazione è stata coinvolta per prima nei processi di dematerializzazione.

Nel 2005, il DLgs n. 82 del 7 marzo [1] ha sancito la nascita del Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD), una vera e propria rivoluzione nel modo di gestire i documenti pubblici. Arrivato alla sua ultima modifica del 13/12/2017, il Codice ha nei seguenti punti i capisaldi della dematerializzazione:

  • Capo II. Documento informatico e firme elettroniche; trasferimenti, libri e scritture.
  • Capo III. Formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
  • Capo IV. Trasmissione informatica dei documenti.

I vantaggi per chi vuole dematerializzare

Un'indagine condotta dalla IDC [2], nota azienda internazionale di ricerche di mercato, ha evidenziato che il 55% dei documenti in uso nelle aziende nasce e vive su supporto cartaceo: la loro gestione consuma mediamente circa 3,6 ore a settimana, per ogni lavoratore.

Per di più, il costo stimato di ciascun foglio che si muove in azienda è di 2€ all'anno. Tutti motivi che ti aiutano a capire l'importanza economica, anche se non è l'unica, di questo processo. Inoltre, la IDC ha elencato altri vantaggi della dematerializzazione:

  • la riduzione, in misura superiore al 40%, dei documenti cartacei prodotti e circolanti entro l’azienda e dei relativi costi di stampa;
  • la riduzione pari al 50% circa degli errori manuali;
  • un recupero molto più rapido delle informazioni, fino al 12%;
  • una diminuzione del 41% circa dei costi di archiviazione;
  • un conseguente incremento di produttività, quantificabile in oltre il 40%.

Ancora, una stima dell’Osservatorio sulla fatturazione elettronica del Politecnico di Milano ha calcolato che la dematerializzazione dei processi di gestione documentale porta a un risparmio che può superare l’80% dei costi relativi ai supporti cartacei.
Per fare un esempio concreto, nel caso di un ordine, rivedere in digitale l’intero processo porta tra i 25 e i 65 euro di beneficio a ciclo, con un ritorno dell’investimento già nei primi 12 mesi.

Benefici e obblighi della fattura elettronica

La dematerializzazione passa anche attraverso i documenti contabili, nello specifico le fatture. Se per la PA le fatture elettroniche sono imposte già dal giugno 2014, tra privati la timeline parla di obbligo da gennaio 2019. è quindi necessario iniziare ad adeguarsi, sia all'interno della tua azienda, che nei rapporti con clienti e fornitori. Oggi le imprese che la adottano sono solo l'1% delle PMI e il 39% delle grandi imprese.

è possibile usare la fattura elettronica in modo gratuito, adoperando il formato XML e il Sistema di Interscambio (SdI) creato appositamente dall'Agenzia delle Entrate [7]. Ricordati però che devi essere in possesso di almeno uno dei seguenti requisiti:

  • il PIN dell'Agenzia delle Entrate per l'accesso ai servizi telematici;
  • il nuovo SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale);
  • una CNS (Carta Nazionale dei Servizi, a cura di Infocamere);
  • un intermediario abilitato.

Conclusioni e consigli finali

Alla luce delle tecnologie oggi disponibili, la gestione documentale tradizionale è un processo, oltre che anacronistico, anche poco funzionale: scrivere, stampare, firmare, vidimare, spedire, fotocopiare/scansionare e archiviare in cartelline o schedari sono tutte attività che richiedono tempo e risorse più del dovuto, oltre ad essere soggette ad un alto tasso di errore.

Per iniziare o per migliorare la fase di dematerializzazione nella tua società, devi dotarti di un software commerciale che ti permetta di:

  • classificare i documenti, generati internamente o ricevuti dall'esterno;
  • protocollare in modo digitale la corrispondenza in entrata;
  • archiviare automaticamente i documenti, associandoli ad un codice univoco;
  • effettuare la conservazione digitale a norma di legge;
  • estrarre in automatico dei dati dai documenti, ad esempio tramite tecnologia OCR;
  • segnalare errori o incongruenze.

E' indispensabile però che sia tu che i tuoi collaboratori seguiate una formazione al nuovo metodo che permetterà di:

  • imparare a stampare il meno possibile;
  • rendere disponibili i documenti elettronici nella rete aziendale, con credenziali di accesso diverse a seconda degli utenti e dell'eventuale segretezza dei file;
  • dotarsi di kit di firma per la conservazione digitale;
  • usare la mail PEC;
  • convincere tutta la rete del tuo B2B a non usare più la carta.

Fonti e approfondimenti per questo articolo:

1.Codice dell'Amministrazione Digitale: https://cad.readthedocs.io/it/v2017-12-13/  

2.Significato di Dematerializzazione: https://www.agendadigitale.eu/documenti/dematerializzazione-significato-normativa-obblighi-la-pa/

3.Ricerca della IDC: http://www.datamanager.it/2017/12/dematerializzazione-2-0/

4.I vantaggi: http://www.techeconomy.it/2016/10/10/dematerializzazione-quali-vantaggi-per-le-aziende/ ;

5.Dematerializzazione e digital transformation: https://www.digital4.biz/procurement/ciclo-dellordine/dematerializzazione-anzi-conservazione-digitale-dei-documenti-normative-e-i-vantaggi-in-italia/

6.Fatturazione elettronica tra privati: https://www.guidafisco.it/fatturazione-elettronica-privati-app-gratis-agenzia-entrate-1639

7.Link dell’Agenzia delle Entrate per la fatturazione elettronica: https://assistenza.agenziaentrate.gov.it/ServiziIva/KanaFattElettr.asp?new,Kb=FattElettr,retur=15,t=homeSezione.tem,VARSET_FolderSezione=277,ts=Fatturazione,Company={8F8CE7C5-EDD2-45E8-9CE2-61A45234EDBF}

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