Liberi professionisti: come semplificare la gestione della propria contabilità

A differenza di un dipendente, se sei libero professionista sai che l'onere di gestire le tue fatture, le ritenute d'acconto per i collaboratori e alcuni altri oneri fiscali spetta a te al 100%. Un bravo consulente può aiutarti molto ma spesso questo richiede un investimento non lieve. Ecco alcuni strumenti che ti aiutano a gestire più facilmente la tua contabilità.

Essere un libero professionista, ovvero lavoratore indipendente che guadagna da attività autonome, significa avere avere la libertà di gestire le proprie giornate e gli appuntamenti, i carichi di lavoro e le pause. Fattori certamente positivi, ai quali fa però da contrappunto la necessità di provvedere autonomamente alla gestione fiscale e amministrativa della propria attività.

A questo scopo è importante conoscere tutte le possibilità e le opportunità che ci sono per semplificare la gestione contabile visto che non è sempre facile orientarsi tra le scadenze e la burocrazia. Proprio per questo motivo, in questo articolo ti diremo:

 

Regime forfettario: requisiti per ottenerlo, limiti e vantaggi

La legge di Stabilità 2015 (modificata da quella dell’anno successivo), ha introdotto la possibilità di sostituire i regimi agevolati preesistenti con un “nuovo agevolato”, applicandolo come regime naturale per tutte le partite Iva che ne possiedono i requisiti. [2]

Questo tipo di regime rappresenta, di fatto, una grossa agevolazione per le startup, i giovani professionisti, oppure coloro che svolgono un’attività mista (professionale e dipendente) perché semplifica di molto l’attività contabile e amministrativa. Questo può comportare anche un impatto economico minore della consulenza del commercialista che sarà chiamato a svolgere attività di base e comunicazione annuali.

Possono aderire persone imprese o professionisti che nell’anno solare precedente la richiesta:

  • Abbiano rendicontato compensi o ricavi entro le soglie previste dal proprio settore professionale. Per verificare la propria soglia occorre confrontare il proprio codice Ateco (assegnato al momento dell’apertura della partita Iva) con le corrispondenze stabilite dalla legge [3];
  • Abbiano sostenuto spese per i collaboratori (con qualsiasi forma contrattuale) non superiori a 5 mila euro lordi annui;
  • Non percepiscano stipendi da lavoro dipendente, pensione o altri emolumenti assimilabili per importi che superino 30 mila euro annui;
  • Non abbiano costi complessivi per beni mobili strumentali superiori a 20 mila euro. Occorre specificare che in questo senso i beni utilizzati promiscuamente, ovvero sia per l’esercizio della professione che, ad esempio, per un uso familiare, si conteggiano al 50%. Non vanno considerati nel calcolo i beni immobili e i beni mobili strumentali di costo inferiore a 516,46 euro [4], mentre per i beni in locazione, noleggio o comodato d’uso vanno considerati i limiti dell’art.9 del Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR).

Sono pertanto esclusi dalla possibilità di aderire al regime forfettario 2018:

  • Le attività che già godono di regimi Iva speciali (generi di monopolio, compravendita usato, agriturismi, etc);
  • Professionisti o aziende che non risultino residenti in Italia;
  • Professionisti che detengono partecipazioni in società di persone, associazioni professionali, srl trasparenti contemporaneamente all’esercizio della propria partita Iva.

Aderire al regime forfettario significa dichiarare anzitempo che la propria attività professionale o la propria ditta individuale manterrà un livello di reddito inferiore ai limiti descritti dalla legge. I limiti sono stabiliti in base al codice Ateco associato alla partita Iva (quello che definisce il settore di attività) e sono stati confermati fra i 25 mila e i 50 mila euro annui.

Aderire al regime forfettario significa inoltre poter godere di una contabilità semplificata che agevola il professionista nella tenuta della propria fiscalità. In particolare questo regime permette di essere esonerati (fra le altre cose):

  • dal versamento dell’Iva;
  • dalla ritenuta d’acconto alla fonte (sia subita, che effettuata) rilasciando un’apposita dichiarazione inserita in fattura;
  • dalla registrazione delle fatture emesse/corrispettivi;
  • dalla registrazione degli acquisti fatti;
  • dalla tenuta e dalla conservazione dei registri;
  • dalla dichiarazione Iva trimestrale;
  • dallo spesometro;
  • dal pagamento dell’IRAP.

Restano gli obblighi - “normali” per chi non rientra nel regime agevolato - di numerare e conservare le fatture, certificare e conservare i corrispettivi e di versare l’Iva sugli acquisti di beni all’interno dell’UE.

A fronte di queste agevolazioni, non è possibile, naturalmente, detrarre l’Iva a credito.

Per tutti coloro che non rientrano nelle possibilità di aderire al regime forfettario, c’è il regime ordinario che stabilisce temini e norme, oltre che tasse e accise da pagare per la propria attività professionale.

Il professionista “ordinario”, qualunque sia il suo settore di attività, dovrà tener conto di dover produrre dichiarazioni per:

  • Imposta sul reddito delle persone fisiche (Irpef)
  • Iva, che va presentata e comunicata ogni 3 mesi (per attività al di sotto dei 309.874,14 euro annui di reddito professionale)
  • Irap (per i soggetti a tale tassa)
  • Addizionali regionali o comunali
  • Inps
  • Libri e registri di contabilità richiesti dalla propria specifica attività
  • Il modello Unico

Come è facile comprendere da questo elenco, a meno che tu non sia un commercialista, sarà necessario che un professionista che possa assolvere tutte le richieste del Fisco segua l’attività costantemente.

Software gratuiti per agevolare la fatturazione

Uno degli oneri burocratici più ricorrenti è la fatturazione, ovvero la certificazione dei compensi da parte del professionista al suo cliente.

Alcuni scelgono di far fare le fatture al proprio commercialista ma la maggior parte dei professionisti provvede da sé.

I metodi per creare delle fatture passano dai “semplici” fogli di calcolo (ex. Excel di Windows), sui quali è possibile partire da zero creando il proprio modello (ma per questo ci servirà una buona dimestichezza con il software) oppure utilizzando modelli che sono già programmati per calcolare automaticamente totali e importi delle ritenute (solitamente Iva e ritenuta d’acconto ), sul totale dell’imponibile.

Per semplificare la gestione della propria contabilità, però, ci sono anche programmi gratuiti o poco costosi per rendere la fatturazione meno onerosa a livello di impegno e tempo:

  • Easy Planet free (www.easyplanet.it): un sistema di fatturazione che consente di effettuare numerose operazioni, come ad esempio l’emissione di fatture e DDT, la fatturazione elettronica alle PA, la registrazione delle scadenze di pagamento, l’emissione di note di accredito e ricevute fiscali, l’importazione di listini prezzi da file Excel, e non solo. È stato  creato appositamente per i liberi professionisti. Esistono anche versioni “pro” a pagamento dello stesso software con funzionalità avanzate come ad esempio la gestione di ordini clienti/fornitori oppure la gestione del magazzino.
  • Un software handmade ma abbastanza comodo da usare è quello sviluppato da Alex Bertoli e disponibile gratuitamente (http://www.alexbertoli.it/info-guida-programma-fatture/). Si basa però su Access (quindi richiede Windows) e ha un’interfaccia piuttosto basica. Tuttavia permette di gestire clienti, articoli con codici specifici, permette di caricare fatture proforma o di calcolare automaticamente e in modo diversificato tasse e contributi a seconda delle fatture. Oltre ciò crea i PDF di tutta la documentazione in modo tale che possano essere facilmente archiviati.
  • Se sei orientato all’open source, oppure se hai necessità di un programma gratuito e molto versatile, Go (www.gestionaleopen.org) è il software ideale. Nato nel 2002 e costantemente aggiornato negli anni con moduli aggiuntivi e funzioni e, oltre alle funzionalità più o meno comuni a tutti i software simili, ha un forum di supporto che conta oltre 4mila iscritti e che dà informazioni e soluzioni in modo rapido e gratuito. Le possibilità di questo programma sono mediamente più ampie degli altri e infatti sono studiate per supportare più le necessità una PMI o una microimpresa che di un libero professionista.
  • InvoiceX (www.invoicex.it) è anche questo gratuito con una possibilità di ampliarne le funzioni passando alla versione “pro” a pagamento. La versione di base è però già fornita di una serie di importanti funzioni come gestione clienti e fornitori, articoli e magazzino, pagamenti, riscossioni e fatture di vendita, gestione Iva e stampa della liquidazione mensile o trimestrale, gestione ordini e preventivi, gestione pagamenti e riscossioni tramite Riba, Sepa o Sdd (ex Rid).

L’aiuto del commercialista: perché serve e quanto costa

Moltissimi giovani liberi professionisti, con l’aiuto della rete, imparano anche a “far da sé”, ovvero a gestire la propria contabilità professionale da soli. Innanzitutto bisogna dire che è legalmente possibile: la legge, infatti, consente al contribuente, imprenditore o libero professionista, di effettuare ogni pratica per conto proprio, dall’apertura dell’attività all’invio della dichiarazione dei redditi e l’Agenzia delle Entrate fornisce aggiornamenti costanti su agevolazioni, sgravi e possibilità di rimborsi proprio ad uso e servizio dei contribuenti con reddito di lavoro autonomo o delle imprese[5].

Tuttavia c’è anche da aggiungere quella che è una evidenza: il commercialista è un consulente che ti permette di risparmiare un sacco di tempo e, a volte, anche parecchi denari considerando che è al corrente di meccanismi per detrazioni e bonus fiscali dei quali spesso, i contribuenti “semplici”, ignorano l’esistenza.

Oltre ciò c’è la difficoltà oggettiva delle dichiarazioni annuali, come il modello Unico, sul quale vanno indicate molte voci non immediatamente deducibili dal lavoro quotidiano (es. numero delle giornate lavorative relative).

Decidere di far da sé si può, ma vale la pena di pensarci bene: gli adempimenti contabili, fiscali, previdenziali e gli oneri imposta dalla normativa del lavoro sono molto complicati anche in merito ai diversi regimi fiscali di appartenenza. Cambiando i regìmi, tra l’altro, possono cambiare sostanzialmente anche le normative di riferimento.

D’altro canto, non si possono fornire cifre esatte per quanto riguarda il costo della consulenza di un commercialista perché ognuno sceglie di adottare le sue, oltretutto ogni regìme (forfettario, ordinario, di un’azienda con o senza dipendenti) prevede adempimenti specifici e differenti che fanno variare il costo della consulenza in modo sensibile.

Tuttavia possiamo attingere a quelle che sono le quotazioni delle prestazioni professionali consigliate dall’Associazione Nazionale Commercialisti [6].

  • Per un contribuente con regime forfettario, il corrispettivo per la redazione della situazione contabile e della dichiarazione dei redditi è fra i 400 e i 1.100 euro all’anno;
  • Per la dichiarazione dei redditi di persone fisiche con partita Iva e ricavi fino a 75 mila euro si può considerare un onorario fra 234 e 470 euro;
  • Per chi è in regime ordinario e ha un volume di fatturazione fino a 90 fatture annue, l’onorario oscilla fra 936 e 1.356 euro annui.

Conclusioni e consigli finali

Se sei un libero professionista sicuramente uno dei tuoi oneri è quello di seguire la tua contabilità, in termini di fatture incassate e da liquidare, spese da presentare, note di credito e quant’altro. Abbiamo visto come queste attività possono essere semplificate grazie a una serie di accorgimenti:

  • se il tuo volume d’affari non supera i 30 mila euro annui lordi, potresti valutare l’opportunità di accedere al regime forfettario che ti permette di facilitare moltissimo la tenuta annuale della contabilità oltre a incidere positivamente anche sul costo del commercialista;
  • se segui la fatturazione in prima persona puoi provare a usufruire di un software che ti permette di tenere traccia delle tue attività e di avere una serie di funzioni utili come quella del calcolo trimestrale dell’Iva;
  • chiedi sempre l’assistenza di un consulente commercialista che possa aiutarti a capire meglio oneri e novità fiscali per la tua categoria professionale, ivi compresi sgravi e bonus ai quali poter accedede: opportunità che difficilmente possono essere colte se si opta per una gestione autonoma della propria contabilità.

Fonti per questo articolo

[1] http://www.ilsole24ore.com/art/notizie/2017-02-18/italia-paese-freelance-l-eta-media-alta-e--stipendi-bassi-172212.shtml?uuid=AErhZyY

[2] Legge n. 190/2014 (Finanziaria 2015)

[3] https://codiceateco.it/regime-forfettario-2018

[4] Limiti stabiliti dagli articoli 54 comma 2 e 102 comma 5 del TUIR (https://cdn.fiscoetasse.com/upload/Testo-Unico-Imposte-sui-redditi-del-22121986-917-aggiornato.pdf)

[5] http://www.agenziaentrate.gov.it/wps/content/Nsilib/Nsi/Professionisti

[6] https://www.ancnazionale.it/wp-content/uploads/2013/02/ANC_Onorari-Consigliati-2017.pdf

 

Tutela i tuoi affari
Metti al sicuro i tuoi progetti e gli uomini chiave del tuo business. Scopri le soluzioni per far fronte a tutti gli imprevisti.
Scopri di più