Solitamente associata al mercato delle imprese, per la gestione di importanti documenti di lavoro, la PEC rappresenta oggi un servizio utile anche per privati cittadini.

Il suo utilizzo è infatti in grado di agevolare e tutelare numerose operazioni quotidiane, come l'invio di raccomandate, certificazioni e atti. La tracciabilità e la certezza sulla destinazione dei messaggi rappresentano inoltre una prova inconfutabile dell'invio di una comunicazione sensibile, con valenza legale pari a quella di una raccomandata postale [3].

Vediamo quindi come aprire una casella di posta elettronica certificata e altre informazioni utili per utilizzare una PEC.  

Che cos'è una PEC

Il termine PEC (Posta Elettronica Certificata) intende un particolare tipo di casella di posta elettronica che permette all'email, inviata o ricevuta, di avere lo stesso valore di una raccomandata postale, garantendo in questo modo una prova legale di invio e di consegna [3].

Naturalmente, il riconoscimento legale di un messaggio inviato tramite posta certificata è tale solo se consegnato ad un altro indirizzo PEC. Per messaggi inviati tramite posta certificata ad una mail ordinaria non è infatti possibile stabilire conferma di ricezione e lettura, e pertanto l'invio risulta esente da valore legale.

Per utilizzare un sevizio di PEC è necessario acquistare una casella certificata presso un gestore riconosciuto dall'AGID, l'Agenzia per l'Italia Digitale [2], così come stabilito dalle normative relative definite nel DPR n.68 dell'11 Febbraio 2005 [7].

È imprtante sottolineare che non è oggi possibile inviare PEC all'estero con la stessa valenza legale attribuitagli in Italia. Per questo l'Agenzia per l'Italia Digitale e il Governo Italiano stanno operando insieme agli Stati membri dell'UE al fine di garantirne un primo riconoscimento nei Paesi dell'Unione Europea.

Vantaggi della posta elettronica certificata

Nonostante una casella di posta elettronica certificata non sia obbligatoria per i privati cittadini, esistono ottime ragioni per valutarne l’acquisto. Il vantaggio maggiore è sicuramente quello di evitare di recarsi fisicamente e fare la fila in uffici postali, agenzie delle entrate, INPS e similia.

Esistono però altri aspetti da considerare. Perché un messaggio di posta elettronica possa essere utilizzato come raccomandata e con lo stesso valore, è importante conservare la “ricevuta di consegna”, attivata mediante una specifica funzionalità, in grado di attestare il corretto esito di ogni invio.

La Pec è conveniente, inoltre, perché:

• a parità di utilizzo ha costi infeririori rispetto all'invio di raccomandate cartacee, ma con equivalenza legale;
• garantisce la tracciabilità della casella del mittente e del destinatario;
• dà maggiori garanzie di continuità, sicurezza e qualità del servizio di posta elettronica;
• dà maggiore certezza sulla destinazione dei messaggi (grazie al sistema di notifiche di ricezione e di lettura);
• garantisce una maggiore efficienza nelle comunicazioni con la Pubblica Amministrazione;
• è decisamente più veloce nella trasmissione di comunicazioni rispetto alla posta ordinaria.

Così come la posta elettronica semplice, inoltre, la posta certificata è consultabile da smartphone attraverso la specifica applicazione per il controllo della posta messa a disposizione dai differenti provider. In fase di apertura di una casella PEC è comunque consigliato fare bene attenzione affinché questo comodo e utilissimo servizio sia effettivamente garantito dal gestore al quale si è scelto di affidarsi.

Come aprire una PEC

Per aprire una casella di posta elettronica certificata basta collegarsi al sito di uno dei gestori riconosciuti dall'AGID [2] ed eseguire le procedure richieste dal singolo provider.

Solitamente sono richiesti, oltre ai dati personali della persona che decide di aprire la casella, anche una scansione dei documenti di identità (Carta d’Identità/Passaporto e Codice Fiscale) e una dichiarazione da scaricare e compilare che troverai sul sito del tuo provider scelto. Questa documentazione deve essere inviata al provider di posta nelle modalità richieste.

Quanto costa una PEC

L'apertura di una casella di posta elettronica certificata ha costi differenti in base alla tipologia di pacchetto offerto dal provider.

I gestori non sono tutti uguali, e i pacchetti di posta elettronica certificata si differenziano tra loro per prestazioni, funzionalità e offerte economiche differenti.

È necessario però chiarire subito un aspetto fondamentale: non esiste una posta certificata gratis. Questo perché la gestione del servizio prevede, da parte dei gestori, dei costi a cui far fronte.

Il costo di una PEC, comunque, è di solito molto contenuto, e corrisponde solitamente a meno di dieci euro l'anno, a discrezione del singolo gestore. Variazioni di prezzo, anche considerevoli, possono verificarsi qualora il pacchetto di posta elettronica certificata preveda prestazioni maggiori, maggiore capacità di archiviazione, livelli più alti di protezione informatica o la possibilità di gestire anche messaggi SMS o altre tipologie di invio (invio massivo, ad esempio).

Questi aspetti interessano però più spesso le aziende o chi necessita di una PEC per le comunicazioni inerenti il proprio lavoro.

Per i singoli cittadini, il consiglio è comunque quello di prendere visione del maggior numero di pacchetti offerti dai provider certificati [2] e scegliere quello più in linea con le proprie esigenze.

Posta Certificata: altri consigli utili

Come abbiamo visto, una casella di posta certificata può quindi essere utile anche ai privati, perché consente di:

• inviare documenti, pagamenti e altri informazioni sensibili ad un'altra casella PEC con valore legale, pari a quella di una raccomandata postale
• godere di maggiori sicurezze circa la tracciabilità, l'invio e la ricezione delle comunicazioni
• evitare file in uffici postali e sedi istituzionali come INPS, Agenzia delle Entrate e simili, grazie all'invio telematico dei documenti
• godere di maggiore sicurezza circa la continuità, la qualità e la sicurezza del servizio di posta elettronica, e di maggiore rapidità nella trasmissione dei messaggi
• comunicare in maniera più diretta con la Pubblica Amministrazione [6].

Per l'apertura di una casella di posta elettronica certificata è inoltre bene ricordare che:

• la PEC non ha, per il momento, validità per le comunicazioni con l'estero, fino a nuove disposizioni da parte dell'AGID [3]
• la PEC non è gratuita, ma abbastanza economica: il costo di apertura e gestione di una PEC non supera solitamente i dieci euro l'anno
• per l'apertura di una PEC è necessario affidarsi ad un gestore certificato AGID, la cui lista è disponibile sul sito dell'omonimo ente governativo [2]
• la valenza legale di un messaggio di posta elettronica certificata è tale solo se lo scambio avviene tra due indirizzi PEC.

Fonti per questo articolo:

1. http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/infrastrutture-architetture/posta-elettronica-certificata/statistiche-utilizzo-pec
2. http://www.agid.gov.it/infrastrutture-sicurezza/pec-elenco-gestori
3. http://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/TXT/?uri=celex%3A32014R0910
4. http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/infrastrutture-architetture/il-regolamento-ue-ndeg-9102014-eidas
5. https://spid.gov.it/
6. http://www.agid.gov.it/sites/default/files/documentazione_trasparenza/pec_regole_tecniche_dm_2-nov-2005.pdf
7. http://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:decreto.legge:2005-02-11;68
8. http://www.parlamento.it/parlam/leggi/09002l.htm
9. http://www.agid.gov.it/vigilanza-sui-gestori-pec-0