2018

Dematerializzazione e risparmio

Il passaggio dalla carta al digitale potrebbe non essere semplice per molte aziende e professionisti. Tuttavia, attraverso la comprensione dei vantaggi che ne derivano ed alcuni consigli pratici, il risparmio è sicuro, a tutti i livelli. Vediamo come fare.

Postato: June 14, 2018

In questo post parleremo di:

Digitalizzazione e dematerializzazione: due concetti differenti
Il riferimento del CAD (Codice Amministrazione Digitale)
I vantaggi per chi vuole dematerializzare
Benefici e obblighi della fattura elettronica
Conclusioni e consigli finali

Digitalizzazione e dematerializzazione: due concetti differenti

Digitalizzazione e dematerializzazione hanno significati diversi. I processi di digitalizzazione si riferiscono alla riorganizzazione, all’efficienza dei procedimenti e dei servizi disponibili agli utenti, anche online, in maniera pienamente informatizzata.

La dematerializzazione prevede, oltre agli step della digitalizzazione, delle procedure per fare in modo che i documenti cartacei si possano eliminare, in quanto gli omologhi digitali assumono un valore giuridico, probatorio, utilizzando firma elettronica o riferimento temporale, ma anche associando ad essi un insieme di dati (tipo parole chiave), grazie ai quali ricercare i documenti all'interno di un archivio digitale.

Il riferimento del CAD (Codice Amministrazione Digitale)

La Pubblica Amministrazione è stata coinvolta per prima nei processi di dematerializzazione.

Nel 2005, il DLgs n. 82 del 7 marzo [1] ha sancito la nascita del Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD), una vera e propria rivoluzione nel modo di gestire i documenti pubblici. Arrivato alla sua ultima modifica del 13/12/2017, il Codice ha nei seguenti punti i capisaldi della dematerializzazione:

Capo II. Documento informatico e firme elettroniche; trasferimenti, libri e scritture.
Capo III. Formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
Capo IV. Trasmissione informatica dei documenti.

I vantaggi per chi vuole dematerializzare

Un'indagine condotta dalla IDC [2], nota azienda internazionale di ricerche di mercato, ha evidenziato che il 55% dei documenti in uso nelle aziende nasce e vive su supporto cartaceo: la loro gestione consuma mediamente circa 3,6 ore a settimana, per ogni lavoratore.

Per di più, il costo stimato di ciascun foglio che si muove in azienda è di 2€ all'anno. Tutti motivi che ti aiutano a capire l'importanza economica, anche se non è l'unica, di questo processo. Inoltre, la IDC ha elencato altri vantaggi della dematerializzazione:

la riduzione, in misura superiore al 40%, dei documenti cartacei prodotti e circolanti entro l’azienda e dei relativi costi di stampa;
la riduzione pari al 50% circa degli errori manuali;
un recupero molto più rapido delle informazioni, fino al 12%;
una diminuzione del 41% circa dei costi di archiviazione;
un conseguente incremento di produttività, quantificabile in oltre il 40%.

Ancora, una stima dell’Osservatorio sulla fatturazione elettronica del Politecnico di Milano ha calcolato che la dematerializzazione dei processi di gestione documentale porta a un risparmio che può superare l’80% dei costi relativi ai supporti cartacei.
Per fare un esempio concreto, nel caso di un ordine, rivedere in digitale l’intero processo porta tra i 25 e i 65 euro di beneficio a ciclo, con un ritorno dell’investimento già nei primi 12 mesi.

Benefici e obblighi della fattura elettronica

La dematerializzazione passa anche attraverso i documenti contabili, nello specifico le fatture. Se per la PA le fatture elettroniche sono imposte già dal giugno 2014, tra privati la timeline parla di obbligo da gennaio 2019. è quindi necessario iniziare ad adeguarsi, sia all'interno della tua azienda, che nei rapporti con clienti e fornitori. Oggi le imprese che la adottano sono solo l'1% delle PMI e il 39% delle grandi imprese.

è possibile usare la fattura elettronica in modo gratuito, adoperando il formato XML e il Sistema di Interscambio (SdI) creato appositamente dall'Agenzia delle Entrate [7]. Ricordati però che devi essere in possesso di almeno uno dei seguenti requisiti:

il PIN dell'Agenzia delle Entrate per l'accesso ai servizi telematici;
il nuovo SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale);
una CNS (Carta Nazionale dei Servizi, a cura di Infocamere);
un intermediario abilitato.

Conclusioni e consigli finali

Alla luce delle tecnologie oggi disponibili, la gestione documentale tradizionale è un processo, oltre che anacronistico, anche poco funzionale: scrivere, stampare, firmare, vidimare, spedire, fotocopiare/scansionare e archiviare in cartelline o schedari sono tutte attività che richiedono tempo e risorse più del dovuto, oltre ad essere soggette ad un alto tasso di errore.

Per iniziare o per migliorare la fase di dematerializzazione nella tua società, devi dotarti di un software commerciale che ti permetta di:

classificare i documenti, generati internamente o ricevuti dall'esterno;
protocollare in modo digitale la corrispondenza in entrata;
archiviare automaticamente i documenti, associandoli ad un codice univoco;
effettuare la conservazione digitale a norma di legge;
estrarre in automatico dei dati dai documenti, ad esempio tramite tecnologia OCR;
segnalare errori o incongruenze.

E' indispensabile però che sia tu che i tuoi collaboratori seguiate una formazione al nuovo metodo che permetterà di:

imparare a stampare il meno possibile;
rendere disponibili i documenti elettronici nella rete aziendale, con credenziali di accesso diverse a seconda degli utenti e dell'eventuale segretezza dei file;
dotarsi di kit di firma per la conservazione digitale;
usare la mail PEC;
convincere tutta la rete del tuo B2B a non usare più la carta.