Se sei un lavoratore dipendente o parasubordinato, sicuramente ogni mese sei abituato a ricevere, come documento cartaceo o elettronico, la tua busta paga, un documento fondamentale che ti dice innanzitutto quale sarà l’entità dello stipendio per il mese specifico.

La maggior parte delle persone si concentra sulla retribuzione netta, certamente il dato più importante da conoscere. Oltre ciò però la busta paga tiene conto mensilmente di una serie di altri dati fondamentali che il lavoratore deve conoscere, compresi i rapporti con fisco e previdenza.

A cosa serve la busta paga e perché va conservata

La busta paga o cedolino dello stipendio è un documento che il datore di lavoro corrisponde ogni mese ai propri dipendenti o parasubordinati. Questo documento viene inviato elettronicamente oppure, in alcuni casi, in forma cartacea.

La busta paga, in sezioni distinte, riassume tutti i rapporti economici che intercorrono:

• tra l’azienda e il lavoratore
• tra il lavoratore e lo Stato
• tra il lavoratore e gli Enti Previdenziali

Si tratta di un documento importante per il lavoratore perché dà modo di verificare la correttezza dei calcoli effettuati e degli emolumenti ricevuti, in relazione a quanto scritto nel contratto di assunzione e stabilito dal Contratto Collettivo Nazionale di riferimento per la categoria.

Oltre ciò sulla busta paga si possono controllare le ore di lavoro effettuate, i giorni di ferie spettanti, quelli goduti e l’ammontare dei contributi previdenziali versati dal datore di lavoro.

La busta paga va conservata come attestazione del rapporto di lavoro (con tutto ciò che questo comporta) dunque in caso di contestazioni o ricorsi, il possesso dei cedolini degli stipendi potrebbe essere importante e utilizzato come prova documentale probatoria del rapporto di lavoro. Per questa ragione andrebbero conservati per 5 anni, considerando che, trascorso questo tempo dal licenziamento, secondo la Corte Costituzionale non è possibile effettuare azioni legali.

Busta paga: i dati che riguardano il dipendente

La parte più alta della busta paga contiene, oltre l’intestazione con l’indicazione dei dati aziendali, anche quelli che riguardano direttamente il lavoratore e l’azienda. In questa sezione sono indicati:

• i dati identificativi dell’azienda: Il codice dell’azienda, la ragione sociale e l’indirizzo, il numero della posizione Inail (PAT), Il numero della posizione Inps (indicato solo per gli afferenti a questa Cassa previdenziale).
• il mese di retribuzione
• i dati anagrafici del dipendente: il numero con il quale il titolare della busta paga è iscritto sul libro matricola (dove si trovano tutti i lavoratori dell’azienda), i dati personali del lavoratore (nome e cognome, codice fiscale, data e luogo di nascita)
• i dati contrattuali del dipendente: la data di assunzione e l’eventuale data di cessazione del rapporto, la descrizione della qualifica (a volte viene indicato anche il nome del ruolo ricoperto dal lavoratore o Job title (Direttore, Manager, etc.), il CCNL applicato (ma non è sempre indicato), il livello di inquadramento.
• una parte importante è quella che riguarda i dati retributivi contrattuali del dipendente, che è la sezione che chiude questo primo quadro documentale.
• in esso sono indicati:
• la paga base o minimo contrattuale, che indica il valore retributivo lordo minimo che l’azienda deve garantire al dipendente. Questo importo varia a seconda del CCNL di riferimento e del livello di inquadramento.
• l’indennità di contingenza (la vecchia “scala mobile”): che indica l’adeguamento automatico degli stipendi al costo della vita (inflazione). Considerando che oggi questa cifra non viene più aggiornata, in alcuni casi risulta inglobata già nel minimo contrattuale.
• EDR o “Terzo Elemento”: acronimo di Elemento Distinto della Retribuzione, l’EDR è variabile su base provinciale ed è figlio di accordi sindacali. Non essendo aggiornato al pari dell’Indennità di contingenza, a volte risulta calcolato già nel minimo contrattuale.
• scatti di anzianità: si riferisce all’aumento automatico che ogni CCNL prevede per la retribuzione dei lavoratori in base alla loro anzianità di servizio. In media lo scatto avviene ogni 3 anni.
• superminimo: si tratta di un importo aggiuntivo rispetto alla retribuzione base che viene accordato al lavoratore rispetto a specifiche situazioni individuali. Il superminimo può anche essere collettivo se si riferisce a un intero gruppo di lavoratori. Inoltre questo importo può ritenersi assorbibile o non assorbibile, a seconda che sia progressivamente trasformato in aumenti salariali (ad esemepio con gli scatti di anzianità) riducendosi progressivamente fino a zero, oppure salvaguardato in caso di aumento della retribuzione (per cui rimane un elemento aggiuntivo fisso alla paga per tutta la durata del contratto).

Le voci riguardanti la retribuzione in busta paga

La parte centrale del cedolino dello stipendio è divisa solitamente in 3 parti:

1. Calcolo della retribuzione lorda
2. Le voci soggette a contributi
3. I contatori

#1 Calcolo della retribuzione lorda mensile

In questa sezione sono presenti tutte le voci che costituiscono l’ammontare complessivo della retribuzione tra le quali, solitamente, la più importante è la retribuzione ordinaria ovvero la cifra che indica la paga per le singole giornate lavorate. Tipicamente vengono considerate 26 giornate mensili, pari a 6 giornate lavorative settimanali (anche se realmente la settimana è composta da 5 giorni lavorativi) ma questa è una scelta che consente di allinearsi alle regole imposte dall’Inps.

Le colonne sono solitamente ordinate e comprendono gli importi base giornalieri, il riferimento temporale (in giorni o ore) che fa da moltiplicatore per gli importi base, la colonna delle trattenute e quella delle competenze, dove si visualizza il totale per ogni riga.

Ad esempio: se ho lavorato 26 giorni e la mia paga base è 100 euro nella colonna “competenze” troverò un totale di 2.600 euro (26x100).

In questa sezione sono indicate anche le trattenute mensili che vengono totalizzate in una colonna apposita solitamente denominata “trattenute”. Qui vengono riportate a carico del dipendente e pertanto possono trovare posto qui:

• Servizio di mensa aziendale,
• Addizionali comunali o regionali,
• Trattenute del quinto dello stipendio,
• Multe, sanzioni, etc.

#2 Le voci soggette a contributi

Sono la gran parte delle voci riportate in un cedolino di stipendio e sono sempre lorde. Prima di diventare “nette” devono essere scorporate delle quote previdenziali e fiscali a carico del dipendente. Qui trovano posto anche la retribuzione ordinaria, le maggiorazioni, gli straordinari, i premi, etc.

La somma delle voci lorde determina l’imponibile previdenziale o imponibile contributivo, cioè la somma sulla quale vengono determinati i contributi.

A questo punto è possibile calcolare l’imponibile fiscale o imponibile Irpef eseguendo quest’operazione:

Imponibile previdenziale + Voci soggette a contributi (indicate nell’articolo 10 Tuir) [1] – contributi a carico del dipendente = Imponibile Irpef

In questa sezione sono conteggiate anche le cosiddette “trattenute alla fonte”, ovvero le erogazioni di tipo sociale (malattia, maternità, etc) e i rimborsi spese o gli assegni familiari che arrivano per intero (senza decurtazioni fiscali) in busta.

#3 Contatori

Indicazioni importantissime per tutti i lavoratori, i contatori aiutano a capire la situazione rispetto a ferie e permessi sia per quanto riguarda le giornate godute, quelle maturate e le residue, anche degli anni precedenti.

Altri contatori riportati non obbligatoriamente in busta paga sono relativi alle settimane Inps (o settimane di retribuzione comunicate dall’azienda all’Inps ai fini del  calcolo pensionistico), i giorni retribuiti (importanti per esempio per il calcolo dell’indennità di disoccupazione), le ore lavorate e quelle di straordinario a fini statistici.

Calcolo dell’Irpef, dei contributi e del netto in busta paga

L’ultima parte del cedolino dello stipendio, che solitamente occupa il piede della pagina, è dedicato a:

• Calcolo contributivo
• Calcolo Irpef
• Calcolo netto in busta paga

Il calcolo dei contributi va a completare il quadro dell’imponibile Irpef. Qui si applica, infatti, l’aliquota prevista per la contribuzione a carico del dipendente che permette di calcolare l’importo dei contributi a carico del dipendente.

Tutte queste voci danno modo di calcolare, alla fine, l’ammontare del Imposta sul Reddito delle Persone Fisiche, il cui acronimo è proprio Irpef. Si tratta di una tassa progressiva che si calcola sul reddito annuo, sia dei dipendenti che di autonomi e pensionati. I dipendenti e i pensionati (a differenza dei liberi professionisti) pagano l’imposta direttamente in busta paga, ovvero è il datore di lavoro (o l’ente che eroga la pensione) che si occupa di determinare il prelievo e pagare la tassa.

Abbiamo detto che si tratta di un’imposta annua ma il datore di lavoro è obbligato a fare il calcolo mensilmente (perché agisce da sostituto d’imposta). A fine anno, solitamente nella busta paga di dicembre, potrebbe infatti essere necessario un conguaglio per riallineare i calcoli effettuati su base mensile a quelli corretti annuali.

La quota Irpef viene calcolata attraverso percentuali che si riferiscono a scaglioni di reddito predeterminati [2]

Una volta calcolata l’imposta lorda Irpef si può giungere a individuare l’imposta netta attraverso un sistema di detrazioni fiscali. Si tratta di:

• Detrazioni per lavoro dipendente: ovvero una quantificazione forfettaria delle spese che il lavoratore affronta per “poter lavorare”, ovvero viaggi, pasti, etc. (definite nell’articolo 13 del Tuir), anche queste determinate da scaglioni di reddito [3]
• Detrazioni per familiari a carico: ovvero una quantificazione (anche qui forfettaria) del “sostegno” che il lavoratore produce per quei familiari (figli e/o coniuge) che non sono in grado di produrre un reddito rilevante ai fini fiscali (che non superi i 2.840,51 euro annui)

Si arriva infine al calcolo dello stipendio netto ovvero la cifra che effettivamente sarà corrisposta dal datore di lavoro al dipendente.

Questa cifra è il risultato di:

Retribuzione lorda (o totale competenze) + Voci di retribuzione netta (che possono anche essere negative) – contributi a carico del dipendente – Imposta lorda Irpef + detrazioni fiscali = Stipendio netto.

Conclusioni e consigli finali

La busta paga è un documento che ogni lavoratore dipendente riceve e deve leggere per confermare l’esattezza dei dati in essa riportati. In particolare è importante ricordare:

• Il documento viene prodotto ogni mese e viene consegnato al lavoratore (in forma cartacea o telematica)
• Conservare la busta paga non è obbligatorio ma è consigliato per almeno 5 anni, tempo entro il quale è possibile agire legalmente per rivendicare eventuali mancanze dell’azienda: è un documento probatorio del rapporto di lavoro
• La retribuzione netta, ovvero lo stipendio effettivamente percepito, è indicato alla fine ed è il risultato di una serie di operazioni che comprendono trattenute, bonus fiscali, sgravi, tasse. Sapere come si calcolano tutte queste voci dà modo al lavoratore di controllarne l’esattezza.
• Dalla busta paga è possibile verificare anche i giorni di ferie goduti e residui, i giorni di malattia del mese, i giorni di lavoro e una serie di altri numeri che possono fornire al lavoratore un quadro del suo impegno quotidiano con l’azienda.

Fonti per questo articolo:

[1] Il Sole 24 Ore 

[2] Agenzia delle Entrate 

[3] 24 Economia